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Personal y permisos

Esta guía resume cómo dar acceso al equipo, asignar permisos internos y decidir quién también puede impartir clases.

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Antes de empezar

• En el menú lateral, ve a Estudio > Personal.
• Ten claro qué rol necesita cada persona y si también debe impartir clases.
• Para Gerente, Front Desk o Staff, define en qué ubicaciones puede trabajar.
• Decide si debes invitarla o enviarle acceso al panel.

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Roles disponibles

El rol define qué puede ver y operar una persona dentro del panel interno. La opción Coach es independiente: sirve para que la persona pueda aparecer como instructor o instructora en clases y disciplinas, pero no le da permisos adicionales por sí sola. Usa el rol más limitado que permita hacer el trabajo diario. Si una persona necesita más permisos después, abre su tarjeta, elige el nuevo Rol en Editar Personal y presiona Actualizar. Una persona con rol Administrador puede asignar ese mismo rol a otro miembro o cambiar el rol de otro administrador. Propietario no se asigna ni se modifica desde esta pantalla.

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Asignar ubicaciones

• Para Gerente, Front Desk y Staff, selecciona al menos una ubicación activa en Ubicaciones asignadas. Puedes seleccionar varias. OnStudio guarda las ubicaciones seleccionadas cuando agregas a la persona.
• Para Administrador, el formulario muestra Todas las ubicaciones. Este rol tiene acceso a toda la organización y no requiere una selección en Ubicaciones asignadas.

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Pasos

• Usa Crear Personal o Invitar miembro para abrir el formulario Agregar personal.
• Elige el Rol correcto: Administrador, Gerente, Front Desk o Staff.
• Si elegiste Gerente, Front Desk o Staff, selecciona al menos una opción en Ubicaciones asignadas.
• Si la persona también es coach, activa el control Coach y selecciona al menos una Disciplina.
• Si ese coach podrá publicar avisos visibles en clases futuras, activa también Mensajes de clase.
• Usa el control Activo para dejarla disponible o inactiva.
• Si ves Invitacion pendiente, usa Reenviar invitacion.
• Si el estado es Acceso pendiente, usa Enviar acceso para mandar el correo de acceso.
• Revisa las tarjetas para distinguir entre personal activo, inactivo, invitado o pendiente de acceso.
• Usa Todos, Activos o Inactivos para filtrar las tarjetas; cada botón muestra el total correspondiente.

Al editar a alguien que ya activó su cuenta, su nombre, foto y biografía son de solo lectura: el panel indica La persona administra su nombre, foto y biografía desde su propia cuenta. El correo también debe cambiarlo esa persona desde su cuenta. Mientras la invitación siga pendiente, sí puedes corregir el correo desde Editar Personal; el nuevo envío reemplaza la invitación anterior.

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Configurar disponibilidad

1. En Estudio > Personal, presiona Disponibilidad.
2. Usa Horario semanal para definir el horario recurrente del equipo o cambia a Calendario para revisar una semana específica y agregar excepciones.
3. En el calendario, ajusta los bloques de horario. Al abrir un bloque puedes cambiar Hora de inicio, Hora de fin, repetirlo en otros días, agregar una Nota o usar Eliminar.
4. Para una excepción, elige No disponible o Disponible. También puedes marcarla para todo el día o definir su fecha y hora de inicio y fin.

Los cambios se guardan desde la misma vista. OnStudio confirma el resultado con Disponibilidad guardada, Disponibilidad extra guardada, No disponibilidad guardada o Excepción eliminada, según la acción.

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Clientes existentes como personal

Puedes agregar como personal a una persona que ya existe como cliente en el mismo estudio. Usa Crear Personal, captura el mismo correo electrónico en Agregar personal, elige el Rol y presiona Agregar. OnStudio actualiza su acceso interno al rol seleccionado y crea su ficha de personal sin crear un cliente duplicado ni enviar una nueva invitación. Una persona con rol Administrador puede elegir Administrador para dar ese nivel de acceso a un cliente existente. Si esa persona también debe aparecer como instructor o instructora en clases, activa Coach y asigna sus Disciplinas. Si solo necesita acceso operativo al panel interno, no es necesario activar Coach.

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La persona ya tiene cuenta en otro estudio y no recibió invitación

Tener una cuenta en otro estudio no da acceso a este estudio. Usa el mismo correo de su cuenta al agregarla y revisa su estado en Estudio > Personal.

• Todavía no pertenece a este estudio: al agregarla como personal, OnStudio genera una invitación para este estudio, aunque su cuenta ya exista. Si muestra Invitacion pendiente, revisa el correo capturado, pide que consulte spam y usa Reenviar invitacion. La persona debe abrir la invitación y aceptarla con la cuenta correspondiente.
• Ya pertenece a este estudio como cliente: OnStudio actualiza su rol y crea su ficha de personal sin enviar otra invitación, como se explica en Clientes existentes como personal.
• Muestra Acceso pendiente: usa Enviar acceso. Este estado requiere el correo de acceso, no un reenvío de invitación.
• Ya aparece activa: confirma el Rol y las Ubicaciones asignadas. Pídele que entre a admin.onstudio.mx con ese mismo correo y seleccione este estudio si abre otro.

Consulta Al iniciar sesión en el Admin para revisar la pantalla de entrada y los pasos de recuperación si no puede entrar. Si no llega el correo después de revisar spam y reenviarlo una vez, contacta a soporte con el estado visible. No es necesario crear otra cuenta con un correo distinto para resolver una invitación faltante.

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Qué cambia para el cliente

• El cliente no ve la configuración interna de roles; solo ve el resultado operativo.
• Cambiar quién está activo o qué disciplina imparte afecta qué clases y qué personal puede operar, pero no publica permisos internos en la Página Web.
• La disponibilidad semanal y sus excepciones se usan al programar sesiones con coaches; no se muestran como horarios públicos independientes.
• Activar Mensajes de clase permite que ese coach publique mensajes en sus próximas clases cuando la sesión lo soporte.
• Las invitaciones y el acceso determinan quién puede entrar al panel interno.

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Qué revisar antes de contactar soporte

• Verifica si la persona ya tiene una invitación pendiente antes de reenviarla.
• Si aparece Acceso pendiente, usa Enviar acceso; si ya aparece activa, no necesitas reenviar la invitación.
• Si necesitas corregir un correo, confirma primero si el estado todavía es Invitacion pendiente; después de activar la cuenta, el cambio corresponde a la persona desde su propia cuenta.
• Confirma que la persona marcada como coach tenga al menos una Disciplina seleccionada.
• Si esperas ver Mensajes de clase al editar una sesión, confirma que ese coach tenga activado Mensajes de clase en su ficha.
• Revisa que el Rol elegido coincida con lo que puede hacer en el estudio.
• Si no puedes agregar a la persona, confirma que un rol con acceso limitado tenga al menos una ubicación activa en Ubicaciones asignadas.
• Si un coach aparece ocupado al programar una sesión, revisa tanto Horario semanal como las excepciones de Calendario.

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Cuándo contactar soporte

• Si un reenvío de invitación no actualiza el estado o el correo no llega.
• Si Enviar acceso no funciona para una cuenta pendiente.
• Si el rol o las disciplinas no se guardan después de actualizar.
• Si las ubicaciones seleccionadas no se guardan al agregar a la persona.
• Si la persona aparece inactiva o pendiente cuando ya debería estar activa.