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TotalPass

Usa esta guía para conectar la integración oficial de TotalPass, administrar varias sedes internas dentro de una ubicación y controlar qué disciplinas se publican.

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Antes de empezar

  • La configuración de TotalPass está disponible en Configuración > Integraciones para los usuarios con permiso de configuración.
  • Pide a tu contacto de TotalPass que active la integración oficial para la sucursal.
  • Ten la Clave de API de lugar que TotalPass asignó a esa sede.
  • La ubicación y las disciplinas deben existir en OnStudio.
  • Una sede de TotalPass es interna. Tus clientes siguen viendo una sola ubicación en OnStudio.

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Conectar la primera sede

  1. En el menú lateral, ve a Configuración > Integraciones.
  2. En la tarjeta TotalPass, selecciona Conectar TotalPass en la ubicación correcta.
  3. En Conectar [ubicación] con TotalPass, captura Nombre interno de la sede y Clave de API de lugar.
  4. Confirma con Conectar TotalPass. OnStudio valida la clave y no vuelve a mostrarla después de guardarla.
  5. En Política de no-show, define la Cuota por no-show si aplica. Activa Bloquear reservas con adeudo de no-show sólo si quieres impedir nuevas reservas hasta que el adeudo se resuelva en OnStudio.
  6. Selecciona Guardar y continuar.
  7. En Administrar disciplinas de TotalPass, activa cada disciplina que quieras publicar. Selecciona su Sede y su Plan.
  8. Confirma con Guardar asignaciones.

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Administrar sedes y disciplinas

  • Abre Más acciones de TotalPass en [ubicación] para usar Administrar disciplinas, Agregar sede de TotalPass o Política de no-show.
  • Una nueva sede usa el mismo flujo de Nombre interno de la sede y Clave de API de lugar. Después de conectarla, asigna sus disciplinas.
  • En Administrar disciplinas de TotalPass, el switch muestra cada disciplina como Publicada en TotalPass o Sin publicar. Una disciplina publicada necesita una Sede y un Plan válidos.
  • Si un cambio afectará reservas activas, revisa Confirma la cancelación de reservas. El aviso muestra cuántas reservas y clases se afectarán. Usa Confirmar y guardar para continuar o Revisar cambios para volver.
  • Abre Configurar sede para cambiar el nombre, actualizar la clave, pausar o reanudar la sede, usar Hacer predeterminado o iniciar Desconectar sede.
  • Si una sede muestra Error, abre su configuración y usa Reintentar después de revisar el mensaje visible.

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Actualizar la clave de una sede

  1. En la sede correcta, selecciona Configurar sede.
  2. En Clave de TotalPass, selecciona Cambiar. OnStudio borra la máscara y habilita el mismo campo para capturar una clave nueva.
  3. Pega la clave vigente de esa misma sede. Puedes usar Mostrar clave y Ocultar clave mientras la capturas.
  4. Selecciona Guardar sede. OnStudio valida que la clave corresponda a la misma sede antes de reemplazarla. Si ya no quieres cambiarla, selecciona Cancelar para recuperar la máscara y conservar la clave guardada.
La máscara no representa la clave real y OnStudio no permite revelarla. Puedes cambiar el nombre de la sede y guardar sin reemplazar la clave. La actualización también conserva las asignaciones y reservas. Si la clave nueva se rechaza, corrígela y vuelve a seleccionar Guardar sede; la clave anterior no se reemplaza.

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Pausar o desconectar una sede

  1. Abre Configurar sede.
  2. Usa el switch de Sede activa para pausarla. Las asignaciones se conservan para cuando la reanudes.
  3. Si hay reservas activas, revisa Confirma la pausa de la sede y el total afectado. Selecciona Confirmar pausa o Mantener activo.
  4. Para retirarla, selecciona Desconectar sede, reasigna o pausa primero sus servicios y confirma de nuevo con Desconectar sede.
  5. Si desconectas la sede predeterminada y existe otra, selecciona una Nueva sede predeterminada antes de confirmar.

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Configurar una sesión para TotalPass

  1. Al crear o editar una sesión, selecciona una sala vinculada con la ubicación que conectaste con TotalPass.
  2. Confirma que la disciplina esté Publicada en TotalPass y que su sede esté activa y conectada.
  3. Usa el switch TotalPass para incluir o retirar esa sesión. Si el switch está deshabilitado, sigue el mensaje visible para seleccionar una sala o completar la conexión y la asignación de la disciplina.
  4. Si quieres reservar una parte de la capacidad para TotalPass, captura el límite en Máx. lugares TotalPass. Si lo dejas vacío, la sesión usa la capacidad total de la sala.
  5. Si aparece No se pudo validar la configuración de TotalPass., usa Reintentar antes de guardar.

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Sincronizar clases con errores

  1. En Configuración > Integraciones, busca debajo de la sede afectada el aviso que indica cuántas clases próximas no se sincronizaron con TotalPass.
  2. Selecciona Sincronizar clases. La acción solicita otro intento para las clases elegibles de esa sede. No abre una selección de clases ni una pantalla de progreso.
  3. Espera la confirmación Sincronización solicitada. El proceso puede tardar unos minutos.
  4. Usa Actualizar para consultar de nuevo el conteo. La confirmación de la solicitud no indica que las clases ya estén publicadas.
Este intento sólo incluye clases próximas con un error en su publicación inicial. No incluye retiros pendientes, check-ins ni clases que ya tienen una publicación parcial en TotalPass. Actualizar la clave de la sede no inicia esta sincronización de forma automática.

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Revisar la actividad de TotalPass

  1. En la tarjeta TotalPass de Configuración > Integraciones, selecciona Actividad.
  2. En Actividad de TotalPass, revisa Reservas para encontrar reservas denegadas o con error. Cada registro muestra el estado, el miembro cuando está vinculado, la clase cuando está disponible y un motivo seguro.
  3. Revisa Check-ins para encontrar registros con Sin coincidencias o Varias coincidencias. El panel muestra el miembro vinculado y la ventana de tiempo cuando están disponibles.
  4. Si un check-in muestra una reserva elegible, selecciona Vincular junto a esa clase. OnStudio actualiza la actividad después de vincularla.
  5. Usa Actualizar actividad de TotalPass para consultar de nuevo sin cerrar el panel.
Si no existen reservas rechazadas, reservas con error ni check-ins que requieran atención, el panel muestra No hay actividad pendiente.. Si un check-in muestra No hay reservas elegibles en esta ventana., no existe una reserva que puedas vincular desde este panel. En Reservas, Solicitud de reserva cancelada indica que OnStudio ya había recibido la cancelación de esa solicitud. Reserva o clase cancelada es el motivo general cuando el panel no distingue entre una reserva y una clase cancelada. Estos avisos son informativos y no muestran una acción en el panel.

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Estoy conectado, pero no aparece la reserva o la asistencia

La conexión de una sede no confirma por sí sola que una clase esté publicada, que exista una reserva o que la asistencia esté asociada. Identifica qué falta: Actividad reúne excepciones que requieren atención. No hay actividad pendiente. no es un historial completo de todas las reservas y asistencias recibidas.

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El check-in aparece sin clase, ¿qué significa?

La confirmación del check-in con TotalPass y su asociación con una reserva son pasos distintos. Un check-in puede estar confirmado y seguir sin clase porque no se encontró una reserva compatible o porque hay varias coincidencias. Revisa el estado y las opciones disponibles. Sin coincidencias indica que no se encontró una reserva elegible; Varias coincidencias requiere elegir una reserva existente. Ninguno de esos estados, por sí solo, indica que falló la confirmación con TotalPass. La asociación en OnStudio tampoco confirma el pago del proveedor al estudio.

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¿Qué diferencia hay entre Vincular y Asignar a clase?

Si aparece Varias coincidencias, resuelve la selección de una reserva existente desde Actividad; no corresponde crear otra con Asignar a clase. Si aparece Usuario no vinculado o no hay clases o reservas elegibles, no elijas a otra persona para forzar la asociación. Contacta a soporte si los datos del caso parecen correctos.

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Qué cambia para el cliente

  • Sólo las disciplinas activadas como Publicada en TotalPass se sincronizan con la sede y el plan elegidos.
  • Pausar una sede detiene sus publicaciones de TotalPass. La configuración queda guardada para poder reanudarla.
  • Cambiar de sede o plan puede cancelar reservas activas de TotalPass en las clases afectadas. OnStudio muestra el impacto y pide confirmación antes de guardar.
  • Si TotalPass envía una nueva reserva válida para el mismo cliente y la misma clase después de una cancelación, OnStudio reactiva el registro cancelado en vez de crear un duplicado. La nueva reserva debe cumplir las reglas vigentes de cupo, lugar y elegibilidad.
  • La Cuota por no-show registra el adeudo definido para esa ubicación. Bloquear reservas con adeudo de no-show impide nuevas reservas mientras el adeudo siga abierto.

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Qué revisar antes de contactar soporte

  • La Clave de API de lugar corresponde a la ubicación y sede correctas.
  • La disciplina muestra una Sede y un Plan disponibles antes de activar su publicación.
  • La sede muestra Conectado o Predeterminado, no Pendiente, Pausado o Error.
  • Si un plan guardado dejó de existir, la pantalla muestra El plan configurado ya no está disponible.. Selecciona otro plan y guarda de nuevo.
  • Si no puedes desconectar una sede, reasigna o pausa sus servicios y selecciona una Nueva sede predeterminada cuando corresponda.

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Cuándo contactar soporte

  • Si la clave válida no permite completar Conectar TotalPass.
  • Si una sede permanece en Pendiente o Error después de usar Actualizar y Reintentar.
  • Si una disciplina queda en un estado distinto al que muestra Publicada en TotalPass o Sin publicar después de actualizar.
  • Si el impacto de pausa o reasignación no coincide con las reservas activas de TotalPass.
  • Si TotalPass confirma que envió una entrega de Booking o Check-in, pero el movimiento no aparece en OnStudio. Indica la sede, la hora aproximada y el tipo de entrega. No compartas claves, tokens, datos de identidad ni el cuerpo completo de la entrega.